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DIGITALIZZA IL TUO UFFICIO! SCOPRI I VANTAGGI DI UNA GESTIONE ELETTRONICA DEI DOCUMENTI INTEGRATA AL SOFTWARE GESTIONALE.

La gestione documentale con i software gestionali Passepartout è estremamente semplice ed economica. Emissione, firma digitale, invio e conservazione in formato elettronico consentono una drastica riduzione di tempi, spazi e costi. Il programma di gestione documentale consente di elaborare e archiviare qualunque tipo di documento (fatture, bilanci, dichiarazioni dei redditi, deleghe, registri, libri contabili, ecc.) 
GESTIONE DOCUMENTI
Passcom permette di emettere fatture o parcelle in formato elettronico, firmarle digitalmente e inviarle in formato .pdf al cliente in pochi e semplici click, grazie all’integrazione con il software per la firma digitale Dike ed il client di posta elettronica utilizzato. Tutte le fatture e le parcelle inviate potranno poi essere conservate in modalità sostitutiva, apportando ad appositi volumi la firma del responsabile della conservazione e la marca temporale. Il software gestione documentale rende altresì possibile l'invio delle Fatture Elettroniche (PA e B2B), consente di ricevere notifiche e ricevute, nonché di procedere alle operazioni di conservazione digitale (scopri maggiori dettagli  sulla Fatturazione Elettronica). Il programma gestione documenti consente inoltre di elaborare ed archiviare bilanci, dichiarazioni dei redditi, deleghe di versamento, registri, libri contabili, fiscali e in generale qualsiasi tipo di documento elaborato all'interno dello studio commercialista tramite il gestionale. Il programma contiene inoltre numerosi automatismi: stampando ad esempio una fattura, questa può essere collegata al documento di magazzino ed alla relativa operazione contabile, al fine di rendere semplici e veloci eventuali controlli incrociati. Anche le fatture emesse dai clienti ed inviate al commercialista possono essere importate massivamente da disco o da scanner: il programma imposterà automaticamente la data e al commercialista non rimarrà che completare la relativa registrazione contabile. 
FLUSSI DI LAVORO
Oltre alle funzionalità di emissione e revisione documenti, il programma permette di definire le procedure adottate dallo studio nello svolgimento delle diverse attività e di abbinarle a tutte le pratiche che vengono svolte quotidianamente, controllando i vari passaggi di stato e verificando l'andamento della pratica.

In particolare, il software gestione documentale consente di impostare le procedure definendo i vari passaggi di stato che una determinata pratica deve seguire, gestisce le diverse attività lavorative sulle pratiche, verificandone l'andamento, e consente di controllare e verificare le attività in carico ad un determinato utente o di più utenti Passcom. Ad ogni pratica viene assegnato dal programma un codice e viene richiesto all'utente di inserire il titolo della pratica, indicare l'iter che deve essere adottato per la sua gestione e identificare un responsabile.

Durante la gestione si possono progressivaemnte aggiornare sia lo stato della pratica, sia il nome del collaboratore che ce l'ha in carico. A ciascuna pratica possono anche essere associati uno o più allegati.
ARCHIVIAZIONE DOCUMENTI
Il software gestione documentale permette di archiviare i documenti e i file allegati su volumi trasferibili anche su CD o DVD. Tale processo permette di conservare tutti i documenti in formato elettronico e di poterli consultare con facilità in ogni momento. Tutti i documenti presenti nel software gestione documentale -  emessi da Passcom o acquisiti dall’esterno - sono disponibili all’archiviazione ottica sostitutiva.

Il programma genera infatti un volume, indicandone la grandezza, ed imposta al suo interno i documenti da archiviare. Il processo di archiviazione ottica sostitutiva termina dopo l’apposizione di firma digitale e marca temporale da parte del responsabile della conservazione. La firma digitale e la marca temporale, apposte secondo le modalità tecniche stabilite a norma di legge, assicurano infatti l’integrità e la certezza della data di archiviazione attribuita.
 

La conservazione sostitutiva equipara, i documenti cartacei a quelli elettronici e permette alla aziende di risparmiare sui costi di stampa, stoccaggio e archiviazione. Il risparmio è particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni.

IL SITO WEB DELLO STUDIO

Grazie al sito web integrato al software commercialista è inoltre possibile condividere tutti i documenti generati e archiviati per conto dei clienti.

Il commercialista può infatti mettere a disposizione del cliente tutti i documenti prodotti, all’interno di un’area riservata alla quale il cliente accede attraverso credenziali riservate e personali.

Dentro quest'area può essere inserito qualunque documento contenuto nel software gestione documentale come bilanci, dichiarazioni dei redditi, fatture, ecc.

Impostando su ogni categoria di documento le opzioni di condivisione, la sincronizzazione tra Passcom e il sito dello studio renderà estremamente semplice la condivisione.