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Digitalizzare l'ufficio con un software di gestione documentale

La digitalizzazione dell'ufficio è un passo fondamentale per migliorare l'efficienza operativa e ridurre i costi. Un software di gestione documentale (DMS) è uno strumento essenziale per raggiungere questo obiettivo, in quanto permette di organizzare, archiviare e gestire in modo efficiente i documenti e i file digitali di un'azienda. Consente inoltre di eliminare il disordine dei documenti cartacei e semplificare il flusso di lavoro attraverso l'automazione di molte attività relative alla gestione dei documenti.

Funzioni principali di un software di gestione documentale:

  • Archiviazione e organizzazione dei documenti: Un DMS consente di creare un archivio digitale centralizzato, in cui tutti i documenti possono essere facilmente catalogati, etichettati e organizzati in base a criteri personalizzati. Questo rende la ricerca e il recupero dei documenti più veloci ed efficienti, eliminando il tempo speso nella ricerca manuale dei file.

  • Condivisione e collaborazione: Grazie a un DMS, i documenti possono essere condivisi in modo sicuro e controllato con colleghi, clienti o partner commerciali. Consentendo l'accesso remoto e la collaborazione in tempo reale, il software di gestione documentale favorisce la comunicazione e la collaborazione senza interruzioni.

  • Flusso di lavoro automatizzato: Un DMS semplifica e automatizza molti processi di gestione dei documenti, come l'approvazione, la revisione e la firma elettronica. Ciò accelera i tempi di lavoro, riduce gli errori umani e migliora l'efficienza complessiva delle attività legate ai documenti.

  • Sicurezza e conformità: Un buon DMS offre funzionalità avanzate di sicurezza e controllo degli accessi. Consentendo di assegnare autorizzazioni specifiche per i documenti, di mantenere un registro delle attività e di crittografare i file, garantisce la protezione dei dati sensibili e il rispetto delle normative sulla privacy e la conformità legale.

  • Automazione dei processi aziendali: Alcuni software di gestione documentale offrono funzionalità avanzate di automazione dei processi aziendali (BPA), consentendo di automatizzare le attività ripetitive e ridondanti. Questo riduce l'onere amministrativo e consente al personale di concentrarsi su compiti di valore aggiunto.

La digitalizzazione dell'ufficio è possibile grazie all'implementazione di un software di gestione documentale. Con le sue funzioni di archiviazione, condivisione, collaborazione, automazione e sicurezza, un DMS semplifica la gestione dei documenti, migliorando l'efficienza e la produttività complessiva dell'azienda. Se stai cercando di digitalizzare il tuo ufficio, un software di gestione documentale è uno strumento indispensabile da considerare.

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Come funziona la gestione documentale di Mexal e Passcom

Mexal e Passcom sono i due software di Passepartout ottimizzati per l’archiviazione elettronica documentale. Lo strumento di gestione documentale di Passepartout prende il nome di Docuvision e permette di memorizzare prospetti, digitalizzare documenti cartacei acquisiti tramite scanner, organizzarli e catalogarli in un indice che permette in qualunque momento una rapida consultazione. Questa funzionalità è particolarmente importante perché consente di avere, proprio all’interno dell’applicativo utilizzato per gestire la propria attività, il collegamento diretto a tutti i documenti contabili, eliminando la necessità di consultare costantemente l’archivio cartaceo. Emissione, firma digitale, invio e conservazione in formato elettronico, consentono una drastica riduzione di tempi, spazi e costi. Il programma di gestione documentale consente di elaborare e archiviare qualunque tipo di documento (fatture, bilanci, dichiarazioni dei redditi, deleghe, registri, libri contabili, ecc.).


Funzionalità principali di Docuvision

 
  • ASSOCIAZIONE ALLEGATI: con Docuvision è possibile associare dei file alle anagrafiche di clienti/fornitori, prodotti/servizi e documenti/operazioni di prima nota elaborati dal gestionale.
  • ARCHIVIAZIONE STAMPA: sulla stampante Docuvision è possibile archiviare automaticamente i documenti nel programma.
  • IMPORT DOCUMENTI SCANSIONATI: è possibile importare file contenti documenti ricevuti, in particolare le fatture dei fornitori.

Gestione documenti

Il programma gestione documenti consente di elaborare e archiviare bilanci, dichiarazioni dei redditi, deleghe di versamento, registri, libri contabili, fiscali e in generale qualsiasi tipo di documento elaborato all'interno dell'azienda o dello studio del commercialista tramite i gestionali Passepartout. I documenti acquisiti sono consultabili nelle diverse funzionalità del gestionale e dagli archivi a essi collegati.

Il programma contiene inoltre numerosi automatismi: stampando ad esempio una fattura, questa può essere collegata al documento di magazzino e alla relativa operazione contabile, al fine di rendere semplici e veloci eventuali controlli incrociati.

Il software gestione documentale permette di archiviare i documenti e i file allegati su volumi trasferibili anche su supporti esterni.

Mexal e Passcom permettono inoltre di emettere e ricevere fatture o parcelle elettroniche (PA e B2B) nonché di procedere alle operazioni di firma, invio e conservazione digitale

Scopri maggiori dettagli sulla Fatturazione elettronica.

Cruscotti fatture elettroniche

I cruscotti delle fatture elettroniche permettono di tenere sotto controllo il flusso del ciclo attivo (PA e B2B) e del ciclo passivo (solo B2B).

Tramite il cruscotto delle fatture emesse è possibile visualizzare, verificare e inviare fatture e note di credito, ricevere e agganciare le ricevute SDI, avendo così a disposizione la situazione aggiornata dei documenti inviati.

Il cruscotto delle fatture ricevute consente di ricevere, verificare e importare fatture e note di credito inviate dai fornitori.

Sia per le fatture ricevute, sia per quelle emesse importate da altri gestionali, è disponibile l’import automatico in contabilità: i documenti verranno così registrati rapidamente in primanota, dove sarà disponibile anche la visualizzazione del file XML collegato.

Conservazione
digitale

Passepartout offre, con i suoi gestionali per aziende e commercialisti, il servizio di conservazione digitale a norma di legge.

È possibile firmare, marcare e inviare in conservazione tutti i documenti acquisiti nel documentale tramite funzioni completamente integrate con il gestionale.

Il commercialista nello specifico, ha a disposizione un cruscotto da cui può firmare, marcare e inviare massivamente i documenti fiscali e contabili dei suoi clienti per poi verificarne lo stato di conservazione. Una volta inviati i documenti, sarà Passepartout a occuparsi della conservazione digitale.

Il sito web
dello studio

Per i commercialisti è inoltre possibile, grazie alla possibilità di integrare Passcom al proprio sito web, condividere tutti i documenti generati e archiviati per conto dei clienti.

Il professionista può infatti mettere a disposizione dei propri clienti tutti i documenti prodotti, all’interno di un’area riservata alla quale il cliente accede attraverso credenziali riservate e personali.

Dentro quest'area può essere inserito qualunque documento contenuto nel software gestione documentale come bilanci, dichiarazioni dei redditi, fatture, eccetera.

Impostando su ogni categoria di documento le opzioni di condivisione, la sincronizzazione tra Passcom e il sito dello studio renderà estremamente semplice la condivisione.
Ancora Software Dedicato

Le funzioni di gestione documentale nativamente integrate ai software gestionali

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