Il software in cloud
che ti aiuta a vendere più camere

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Il gestionale per hotel completo e flessibile

Welcome è il software gestionale per hotel che garantisce una risposta completa alle esigenze di tutte le tipologie di strutture ricettive di qualunque dimensione. Il programma supera il semplice concetto di gestione delle prenotazioni, per aprirsi a un progetto globale e integrato, volto a coordinare con un unico strumento, tutte le operazioni che si svolgono all’interno di ogni struttura ricettiva.

Il software per hotel di Passepartout consente infatti di tenere sotto controllo l’intera attività: camere, sala ristorante, centro congressi, bar, magazzino, piscina, spiaggia, attrezzature e spazi noleggiabili di qualsiasi tipo. Welcome si sviluppa in vari moduli nati per rispondere alle esigenze specifiche delle diverse aree funzionali della struttura ricettiva, tutti orientati allo scopo di incrementare la redditività del business aumentando l’efficienza del personale e, nel contempo, snellendo le procedure alberghiere anche attraverso il collegamento del software ai diversi sistemi presenti in hotel (domotica, pay tv, ecc.).

Welcome è uno strumento affidabile per tutte le attività di customer relationship management (CRM). La scheda anagrafica, completa e dettagliata, contiene le informazioni utili sull’ospite e lo storico delle attività svolte nei confronti del cliente. Tutti i dati sono utilizzabili per ricerche finalizzate ad attività di marketing, per il mailing, per l’invio di comunicazioni promozionali personalizzate e per il controllo delle campagne intraprese. Strumenti di revenue management e analisi permettono di aumentare il tasso di occupazione e di ottimizzare le strategie tariffarie. La gestione avanzata del magazzino garantisce un controllo costante e preciso delle scorte.

Grazie a Channel Manager e Booking Engine perfettamente integrati, Welcome riceve automaticamente tutte le prenotazioni web effettuate sul sito ufficiale della struttura o attraverso i principali portali online. Per le strutture ricettive più piccole come residence e bed & breakfast fino a 15 camere, è disponibile Welcome Smart Cloud.

A chi si rivolge

HOTEL
ALBERGHI
AGRITURISMI
CATENE
RESIDENCE
BED & BREAKFAST
CAMPEGGI

Vantaggi

GESTIONE COMPLETA A 360°
UTILIZZABILE IN MODALITA' CLOUD, ANCHE DA MOBILE
GESTIONE INTEGRATA DEL REVENUE MANAGEMENT
CHANNEL MANAGER E BOOKING ENGINE
GESTIONE SICURA DEI PAGAMENTI
ANALISI DATI E GRAFICI ONLINE
CRM NATIVO E MINISITO PER PREVENTIVI RESPONSIVE
SERVIZIO INTEGRATO DI FATTURAZIONE ELETTRONICA E SCONTRINO ELETTRONICO

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Soluzione base

Una volta installato Welcome diventa il cuore della struttura ricettiva, il centro da cui vengono svolte e monitorate le attività. Tutte le operazioni di front office, dal preventivo al momento del check out, possono essere svolte in maniera semplice ed intuitiva attraverso una evoluta interfaccia grafica. La gestione delle attività di back office è facile e veloce con gli strumenti messi a disposizione dal gestionale che consente, tra l'altro, di gestire da un unico punto centralizzato tutti i dispositivi hardware e i sistemi di domotica presenti in hotel. Inoltre, se configurato in modalità multi-struttura, permette di visualizzare in un’unica schermata disponibilità e planning di più aziende ed inserire o modificare prenotazioni per tutte le strutture configurate.

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Cloud

Welcome è disponibile anche in cloud sulla server farm di Passepartout. Questo modello di utilizzo del software comporta notevoli vantaggi: riduce infatti i costi e gli investimenti in hardware, permette l’automatizzazione delle procedure di sicurezza e di aggiornamento liberando l’utilizzatore da questo onere e, soprattutto, rende disponibili le informazioni e gli strumenti in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo e con qualunque device. Un aspetto fondamentale in un contesto sociale sempre più orientato alla mobilità.

Scopri tutti i vantaggi dei software in cloud

Scontrino elettronico

Scontrino Elettronico

Welcome si interfaccia con tutti i principali modelli di registratori fiscali telematici presenti sul mercato, ottemperando così alla nuova normativa che prevede l’invio telematico dei corrispettivi a partire da Luglio 2019. Offre un supporto completo che permette, oltre alla gestione specifica dei documenti commerciali per i resi e gli annulli, una gestione centralizzata dei registratori telematici, consentendo di monitorare e amministrare facilmente l’invio dei corrispettivi da parte di più punti cassa, verificando lo stato dell’invio di ogni chiusura giornaliera e avvisando in caso di problematiche.

Scopri tutte le funzionalità per la gestione dello scontrino elettronico

Front office

Front Office

La gestione della prenotazione, dalla richiesta di informazioni al check out, è immediata ed intuitiva, numerosi automatismi facilitano il lavoro di front ofﬁce riducendo al minimo la possibilità di errore. Il check in all’arrivo del cliente abilita la compilazione automatica delle schedine di Pubblica Sicurezza. La scheda anagraﬁca completa e dettagliata permette di registrare le preferenze del cliente, i motivi del soggiorno, l’azienda o agenzia di riferimento, il gruppo familiare e tante altre informazioni utili. Tutti i dati sono impiegabili nelle ricerche ﬁnalizzate ad attività di marketing. La compilazione del conto e la fatturazione sono estremamente facili e ﬂessibili. Si possono effettuare sottoconti, conti divisi, splitting, trasferimenti di extra o rette di soggiorno da una camera all’altra o da un ospite all’altro, nonché conti per singolo cliente, famiglie o gruppi. Con la versione base è anche possibile generare l’XML per le fatture elettroniche ed il programma è interfacciato con i principali registratori per l’invio telematico dei corrispettivi.

Back office

Back Office

Nel gestionale sono disponibili numerosi report personalizzabili tra cui statistiche sulla produzione, le vendite, gli incassi, le presenze totali, le camere occupate, i corrispettivi e molto altro. Queste stampe possono essere effettuate su dati giornalieri, per periodo e permettono il confronto con i dati dell’anno precedente. Welcome ottimizza inoltre tutte le operazioni di back office legate ai conti come la fatturazione differita, la stampa di documenti riepilogativi e il controllo dei pagamenti. Le procedure d’invio telematico dei dati alla Questura ed agli uffici ISTAT sono automatizzate all’interno del gestionale.

Contratti a allotment

Contratti e Allotment

All’interno del gestionale è possibile configurare i contratti sottoscritti con le varie agenzie e tour operator. Si può registrare il contingente camere concesso in allotment, le condizioni commerciali e la release date. Ad ogni agenzia possono essere associati uno o più contratti e, grazie ad una configurazione avanzata del credito, si potranno gestire facilmente le commissioni concordate e la fatturazione differita.

Controllo e analisi dati

All’interno del programma sono disponibili numerosi strumenti di analisi che forniscono informazioni indispensabili per ottimizzare le strategie tariffarie, supportando tutti i processi necessari al revenue management. La reportistica integrata permette di effettuare analisi previsionali comparative con dati storici in maniera estremamente dettagliata sulla base di nazionalità, booking window, canale di vendita, segmento di mercato ed altri fattori. Inoltre, la possibilità di suddividere la produzione nelle singole quote definite per ogni tariffa, consente di stabilire il valore economico di ogni camera, al netto dei servizi, su precisa base temporale, dato fondamentale per il calcolo del RevPAR.

Tariffe dinamiche

In Welcome è possibile creare tariffe derivate collegate tra loro tramite regole di sconto o maggiorazione, in valore o in percentuale. Questo renderà estremamente semplice qualsiasi modifica alla politica tariffaria riducendo così la necessità di interventi manuali. Il gestionale permette di massimizzare i ricavi attraverso le strategie di prezzo grazie ad un calendario intuitivo che consente di cambiare rapidamente i prezzi per ogni singolo giorno e tipologia di camera.

Gestione servizi

Gestione Servizi

Coordinare l’attività di parcheggi, garage, spiagge, campi da tennis, biciclette, pulmini o altre tipologie di accessori, eventualmente disponibili in albergo, è estremamente facile grazie ai quadri graﬁci e ai planning in cui vengono visualizzate tutte le risorse, singolarmente o suddivise per tipologia. La prenotazione di un servizio o l’afﬁtto di un accessorio è collegabile alla camera e può essere addebitata automaticamente sul conto del soggiorno.

App Welcome Mobile

Welcome può essere utilizzato su smartphone e tablet tramite l’App Welcome Mobile. Gli utenti, in base al proprio ruolo ed ai permessi configurati, potranno avere accesso a diverse funzionalità del sistema. Gli addetti al ricevimento avranno a disposizione tutte le funzioni di front office, la governante potrà cambiare lo stato della camera e comunicare con il resto dello staff in tempo reale, inserire guasti per i manutentori ed addebitare extra dal minibar. Il manutentore potrà comunicare la risoluzione dei guasti ed i camerieri potranno inserire extra direttamente sul conto della camera. Infine, chi gestisce la struttura potrà consultare l’andamento dell’attività, impostare le strategie di prezzo e vendita su tutti i canali ed effettuare analisi statistiche.

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Moduli aggiuntivi

Sono previsti numerosi moduli aggiuntivi ed applicazioni che completano le funzionalità disponibili nella versione base, rendendo Welcome un software gestionale completo, sicuro ed estremamente innovativo.

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Soluzione integrata

Integrazioni Passepartout

Welcome consente una gestione completa ed evoluta della struttura poiché può essere integrato con tutti i prodotti dell'offerta Passepartout. Grazie all’integrazione nativa con Menu, è possibile gestire bar e ristoranti presenti all’interno della struttura ricettiva con addebito diretto delle consumazioni sul conto della camera. La presenza di un’eventuale spa o centro estetico può essere gestita grazie all’integrazione con Beauty, il software specifico per centri benessere. Mentre, se la struttura è dotata di punti vendita, il programma può essere interfacciato con Retail, il software per la gestione dei negozi. In caso di esigenze avanzate contabili e fiscali, Welcome dispone di un modulo dedicato alla gestione della contabilità e di tutti gli adempimenti IVA. Per facilitare e rendere più veloce il flusso di dati fra la struttura ricettiva ed il proprio commercialista, Welcome comunica con Passcom per trasferire, con un semplice click, i dati contabili direttamente nell’applicazione utilizzata dallo Studio.

Fatturazione elettronica

Fatturazione Elettronica

Oltre alla generazione del file XML già previsto dalla soluzione base, Passepartout offre sia un servizio di semplice invio/ricezione delle Fatture Elettroniche sia un’offerta completa, all inclusive, che solleva l’utente da tutte le incombenze e responsabilità. In particolare quest’ultima tipologia di servizio prevede la firma della fattura elettronica, l’invio al Sistema di Interscambio (SDI), la gestione delle notifiche, l’apposizione delle marche temporali ai pacchetti di archiviazione e la conservazione digitale dei documenti per dieci anni, come previsto dalla normativa.

Scopri tutte le funzioni per la fatturazione elettronica

CRM

Il CRM di Welcome, studiato in maniera specifica per le esigenze di chi lavora nell’ambito dell’accoglienza, consente di mantenere una traccia completa di tutta la documentazione scambiata tra la struttura ed il cliente, memorizzando le attività. In pochi passaggi si può preparare ed inviare un preventivo dettagliato in base alle richieste ricevute che rimarrà nello storico del cliente e potrà essere utilizzato per l’eventuale prenotazione. Il sistema permette anche di automatizzare l’invio di email personalizzate ai clienti prima, dopo e durante il soggiorno.

Preventivi su mini sito

Con il CRM di Welcome puoi inviare preventivi avvincenti e interattivi. Le richieste di prenotazione vengono indirizzate al mini sito dedicato, dove il cliente può visionare le proposte ricevute, le foto della struttura, i dettagli su come arrivare e le indicazioni sui servizi extra e inclusi. Il mini sito riservato permette di interagire in maniera diretta con ogni cliente, di tenere traccia dell'evoluzione dei preventivi e di inviare offerte consultabili con facilità da ogni dispositivo, fisso e mobile.

Scopri tutte le funzioni del CRM e del mini sito

Gestione magazzino

Welcome, permette di gestire il magazzino in maniera unitaria o mantenendo separate le scorte di bar, ristorante e di eventuali punti cassa. Lo scarico degli articoli avviene in maniera automatica, inoltre possono essere registrate varie tipologie di documento che caricano il magazzino, come bolle e fatture fornitore. Il programma gestionale prevede una reportistica dettagliata di tutti gli articoli e movimenti.

App myself

App Myself

Grazie all’APP MySelf i clienti possono collegarsi al sistema tramite il proprio smartphone o da una postazione resa disponibile dall’hotel, per effettuare il check in online inserendo i propri dati anagrafici, consultare l’estratto conto, effettuare il pre check out e visionare lo storico delle proprie prenotazioni. Tutte queste funzionalità rendono più veloci e precise le operazioni di arrivo e partenza del cliente.

Interfacciamenti

Welcome può essere interfacciato con i dispositivi hardware presenti in albergo come centralini telefonici, sistemi di controllo accessi, Pay TV, impianti di domotica, ecc.. Con questo modulo è anche possibile utilizzare le numerose integrazioni disponibili con i vari software in uso, tra cui applicativi per la gestione del revenue management o la web reputation e disporre delle API pubbliche per creare ulteriori collegamenti.

Sale meeting

Welcome prevede una gestione del centro congressi dell’hotel, dalla prenotazione al conto, grazie a planning grafici, agende e ad un controllo delle risorse preciso ed efficiente. E’ possibile predisporre ordini di servizio per lo staff che gestisce allestimenti e attrezzature, nonché eventuali necessità di Food & Beverage per eventi che prevedono coffe break, brunch o pasti.

3D Secure

Pagamenti 3D Secure

Welcome è interfacciato con i più diffusi provider certificati per l’utilizzo delle carte di credito e consente di accettare in modo sicuro i pagamenti online tramite sito web, email e app senza essere in possesso della carta di credito del cliente.

Attivando il modulo 3D Secure è possibile verificare in automatico i dati di tutte le carte di credito che provengono dai portali e dal web booking per verificarne subito la correttezza e autenticità.

Inoltre, grazie all’integrazione con Banca ICCREA e Nexi, gli hotel possono conservare i dati delle carte di credito dei propri clienti in un ambiente sicuro, rispettando la normativa PSD2. La carta è tokenizzata e consente di avere una firma autenticata non disconoscibile, al fine di conservare la carta a garanzia della prenotazione ma anche di applicare pre-autorizzazioni, penali, no show o addebiti di ogni tipo, in piena conformità con quanto previsto dalla normativa.

Price e Revenue Management

Con il modulo Price Management si possono impostare delle regole predefinite per variare la tariffa in maniera automatica sui diversi canali di vendita, in funzione del tasso di occupazione. Il programma permette anche di fare delle simulazioni per verificare l’andamento in base ai parametri impostati e di inviare notifiche al verificarsi di determinate condizioni. È possibile configurare regole differenziate per periodo dell’anno, tipologia di camera o tariffa. La variazione della tariffa può prevedere l’apertura/chiusura automatica della stessa, essere determinata dalla velocità di pick-up o dal ricavo medio camera ottenuto.

Scopri di più sul Revenue Management con Welcome

Smart Booking Manager

Booking Engine e Channel Manager

Booking Engine Welcome consente di impostare foto, descrizioni, disponibilità e prezzi da pubblicare sul proprio sito web direttamente dal gestionale. Tramite il Booking Engine il cliente può richiedere preventivi ed informazioni, prenotare un soggiorno, acquistare servizi accessori e pagare online. Quando la prenotazione viene ricevuta, tutte le informazioni saranno disponibili direttamente all’interno del programma e la disponibilità verrà automaticamente aggiornata.
Channel Manager Welcome permette di pubblicare in pochi click disponibilità, strategie e prezzi sui principali portali di prenotazione online grazie ad una sincronizzazione automatica. È anche possibile impostare condizioni di prenotazione ed eventuali restrizioni direttamente da gestionale. L’integrazione permette di ricevere le prenotazioni direttamente nel programma, garantendo un notevole risparmio in termini di tempo ed eliminando errori dovuti a trascrizione.

Maggiori informazioni sul booking engine integrato

Maggiori informazioni sul channel manager integrato

Demo Booking Engine

Scopri la lista dei portali interfacciati

Sito Web

Sito web

L’integrazione tra Welcome e Passweb, il CMS di Passepartout, consente di realizzare e gestire un sito web in maniera semplice ed intuitiva. Passweb consente a chi lo utilizza di avere sempre la percezione immediata di come sarà la propria pagina web anche durante le fasi di creazione e aggiornamento dei contenuti. Tra i principali vantaggi ci sono anche la possibilità di integrare Google Maps semplicemente inserendo l’indirizzo della struttura, e Google Analytics per ottenere informazioni dettagliate sul traffico del sito web e sull’efficacia delle campagne marketing effettuate.

Scopri come realizzare il sito del tuo hotel

DMS Destination Management System

Con Welcome è possibile realizzare un portale prenotazioni su base territoriale o per attività ricettive diffuse. Il portale condiviso da più strutture è ideali per associazioni turistiche e di promozione territoriale o per catene alberghiere. Per gestire le prenotazioni dirette su tutte le strutture facenti parte del gruppo è necessario il Modulo Web.

Welcome integra MyForecast Light

Nel modulo Price e Revenue Management hai a disposizione le funzioni di MyForecast Light

Testa le strategie tariffarie in atto o impostane di nuove grazie agli algoritmi di pricing presenti in MyForecast Light, la versione ridotta del RMS MyForecast sviluppata per Passepartout.

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